Wer einen Hausmeisterservice beauftragt, möchte die Kosten in der Regel über die Nebenkostenabrechnung an die Mieter weitergeben. Das ist grundsätzlich erlaubt – aber nicht für jede Tätigkeit. Wer hier pauschal abrechnet, riskiert Streit mit Mietern und im Zweifel, auf einem Teil der Kosten sitzen zu bleiben.
Die Grundlage: Mietvertrag und Betriebskostenverordnung
Mieter zahlen Betriebskosten nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten überhaupt als Betriebskosten gelten, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort sind 17 Kostenarten aufgezählt – vier davon betreffen typische Hausmeister- und Objektservice-Arbeiten.
Was umgelegt werden darf
| Leistung | Regelung | Was dazugehört |
|---|---|---|
| Hauswart / Hausmeister | § 2 Nr. 14 BetrKV | Vergütung für laufende Tätigkeiten wie Kontrollgänge, Sauberkeit, Betreuung der Anlagen |
| Treppenhaus- und Gebäudereinigung | § 2 Nr. 9 BetrKV | Reinigung gemeinsam genutzter Bereiche wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Waschküchen |
| Gartenpflege | § 2 Nr. 10 BetrKV | Pflege der Grünflächen inkl. Erneuerung von Pflanzen, Pflege von Spielplätzen sowie von nicht öffentlichen Wegen, Zugängen und Zufahrten |
| Winterdienst | § 2 Nr. 8 BetrKV | wird als nicht öffentliche Maßnahme der Straßenreinigung abgerechnet |
Wichtig: Erledigt der Hausmeister selbst die Reinigung, die Gartenpflege oder den Winterdienst, dürfen diese Arbeiten nicht doppelt abgerechnet werden – also nicht einmal als Hausmeisterkosten und zusätzlich unter der jeweiligen Einzelposition (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
Was nicht umgelegt werden darf
Nicht zu den Betriebskosten gehören (§ 1 Abs. 2 und § 2 Nr. 14 BetrKV):
- Reparaturen und Instandhaltung – zum Beispiel ein tropfender Wasserhahn, eine defekte Tür oder ein ausgetauschtes Leuchtmittel im Rahmen einer Reparatur
- Erneuerung und Schönheitsreparaturen
- Verwaltungsaufgaben – etwa Wohnungsübergaben, Mieterkorrespondenz oder Handwerker koordinieren
Auch eine Notdienst-Pauschale für die Rufbereitschaft des Hausmeisters zählt nicht zu den umlagefähigen Kosten. Der Bundesgerichtshof hat sie als Verwaltungskosten eingeordnet, die der Vermieter selbst tragen muss (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).
Der häufigste Fehler: der pauschale Abzug
Viele Hausmeisterverträge enthalten beides: umlagefähige Arbeiten und Reparaturen oder Verwaltungstätigkeiten. Manche Vermieter ziehen deshalb einfach pauschal einen Prozentsatz ab.
Das reicht nicht, wenn der Mieter widerspricht. Dann muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln, sodass erkennbar ist, welcher Anteil auf nicht umlagefähige Tätigkeiten entfällt (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07).
Praxis-Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Dienstleister Rechnungen ausstellen, in denen umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen getrennt ausgewiesen sind. Dann ist die Nebenkostenabrechnung schnell gemacht – und belastbar.
Rechnungen, die in die Nebenkostenabrechnung passen: Wir weisen umlagefähige Leistungen, Reparaturen und Lohnanteil getrennt aus. Fragen Sie ein Angebot für Ihr Objekt an.
Und wenn der Vermieter selbst Hand anlegt?
Auch eigene Arbeit kann angesetzt werden. Erlaubt ist der Betrag, den ein gleichwertiger Fremdanbieter verlangen würde – allerdings ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Der BGH hat bestätigt, dass dafür zum Beispiel das Angebot einer Fachfirma herangezogen werden kann (BGH, Urteil vom 14.11.2012, VIII ZR 41/12).
Wirtschaftlich bleiben und Belege bereithalten
Vermieter müssen bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit achten (§ 556 Abs. 3 BGB) – überhöhte Preise dürfen nicht einfach durchgereicht werden. Außerdem können Mieter Einsicht in die Belege verlangen; diese dürfen auch elektronisch bereitgestellt werden (§ 556 Abs. 4 BGB). Saubere Rechnungen und Einsatznachweise sparen hier viel Ärger.
Gut für Ihre Mieter: der Steuervorteil
Mieter können ihren Anteil an Hausmeister-, Reinigungs-, Gartenpflege- und Winterdienstkosten als haushaltsnahe Dienstleistungen in der Steuererklärung angeben. Die Einkommensteuer sinkt um 20 % der Arbeitskosten, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 und 5 EStG). Das gilt auch dann, wenn nicht der Mieter selbst, sondern der Vermieter den Auftrag erteilt hat (BFH, Urteil vom 20.04.2023, VI R 24/20).
Als Nachweis genügt in der Regel die Nebenkostenabrechnung oder eine Bescheinigung nach § 35a EStG nach dem Muster des Bundesfinanzministeriums. Voraussetzung: Die Arbeitskosten sind erkennbar, und es wurde per Überweisung bezahlt.
So rechnen wir ab
Damit Ihre Nebenkostenabrechnung einfach und sicher wird, erhalten Sie von uns:
- Getrennte Positionen für Hausmeistertätigkeit, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst
- Reparaturen und Kleinmontagen separat – damit Sie sie nicht mühsam herausrechnen müssen
- Arbeitskosten ausgewiesen, damit Ihre Mieter den Steuervorteil nutzen können
- Einsatznachweise mit Datum und Uhrzeit im Kundenportal – als Beleg, falls ein Mieter nachfragt (Demo-Portal ansehen)
Wir betreuen Objekte in Twist, Nordhorn, Meppen, Lingen, Haren, Neuenhaus/Veldhausen und Umgebung.
Angebot für Ihr Objekt anfragen:
Passend dazu: Räum- und Streupflicht in Twist und Nordhorn
Häufige Fragen
Darf ich die Kosten für einen Hausmeisterservice auf meine Mieter umlegen?
Ja, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Umlagefähig sind laufende Hausmeistertätigkeiten, nicht aber Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungsaufgaben.
Sind Reparaturen durch den Hausmeister umlagefähig?
Nein. Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung trägt der Vermieter selbst – auch wenn der Hausmeister die Arbeit erledigt.
Kann ich den Winterdienst auf die Mieter umlegen?
Ja. Die Kosten für einen beauftragten Winterdienst gehören zur Straßenreinigung nach § 2 Nr. 8 BetrKV und können bei entsprechender Vereinbarung umgelegt werden.
Reicht ein pauschaler Abzug von 10 Prozent für Reparaturanteile?
Nicht, wenn der Mieter widerspricht. Dann muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln. Getrennte Rechnungspositionen lösen das Problem.
Können meine Mieter die Kosten von der Steuer absetzen?
Ja, als haushaltsnahe Dienstleistungen: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 4.000 Euro im Jahr. Nachweis ist die Nebenkostenabrechnung oder eine Bescheinigung nach § 35a EStG.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze, Ihr Mietvertrag und die aktuelle Rechtsprechung.
Quellen
- § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) – Betriebskosten
- § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) – Aufstellung der Betriebskosten
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten
- § 35a EStG – Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen
- BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19 – Notdienstpauschale (Haus & Grund Bonn/Rhein-Sieg)
- BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07 – Aufschlüsselung der Hauswartkosten (IWW)
- BGH, Urteil vom 14.11.2012, VIII ZR 41/12 – Eigenleistung des Vermieters (Bericht bei LTO)
- BFH, Urteil vom 20.04.2023, VI R 24/20 – § 35a EStG für Mieter