„Der Hausmeister macht das schon“ reicht nicht. Wenn nicht klar geregelt ist, was wann erledigt wird, entstehen Lücken: beim Winterdienst, bei der Dokumentation, in der Nebenkostenabrechnung. Die folgenden Punkte gehören in jeden Vertrag.
Die Checkliste für den Hausmeistervertrag
| Punkt | Was geregelt sein sollte |
|---|---|
| Objekt und Flächen | Adresse, Gebäude, Treppenhäuser, Außenflächen, Gehwege, Müllplatz – am besten mit Lageplan |
| Leistungsverzeichnis | jede Leistung einzeln: Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Mülltonnendienst, Kontrollgänge, Winterdienst |
| Intervalle | wöchentlich, 14-täglich, monatlich, saisonal – für jede Leistung |
| Winterdienst | Flächen, Zeiten nach Satzung der Gemeinde, Streumittel, Dokumentation – siehe Räum- und Streupflicht |
| Übertragung der Verkehrssicherungspflicht | klar und eindeutig formulieren, welche Pflichten übernommen werden – siehe Verkehrssicherungspflicht |
| Dokumentation | Einsatznachweise mit Datum und Uhrzeit, Mängelmeldungen mit Foto, Zugriff für die Verwaltung |
| Mängel und Reparaturen | wie Mängel gemeldet werden, bis zu welchem Betrag Kleinreparaturen ohne Rückfrage erledigt werden dürfen |
| Erreichbarkeit | Ansprechpartner, Reaktionszeiten, Vertretung bei Urlaub und Krankheit |
| Schlüssel | Übergabe, Aufbewahrung, Rückgabe am Vertragsende |
| Versicherung | Betriebshaftpflicht des Dienstleisters, Nachweis auf Anfrage |
| Vergütung | Monatspauschale für laufende Leistungen, Stundensätze für Zusatzarbeiten, Anfahrt, Zuschläge |
| Rechnungsstellung | umlagefähige Leistungen, Reparaturen und Lohnanteil getrennt ausweisen |
| Laufzeit und Kündigung | Beginn, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Regelung für den Winterdienst |
| Preisanpassung | ob und wie Preise angepasst werden können |
Leistungsverzeichnis: je genauer, desto besser
Ein Leistungsverzeichnis schafft Klarheit für beide Seiten – und für die Eigentümer, die die Kosten tragen. Statt „Gartenpflege“ besser:
- Rasen mähen von April bis Oktober, 14-täglich
- Hecken schneiden zweimal im Jahr, Formschnitt im Sommer, Rückschnitt im Herbst
- Laub entfernen von Oktober bis Dezember, wöchentlich
- Unkraut auf Wegen und in Fugen entfernen, ohne Chemie
So lässt sich später prüfen, ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde, und Angebote mehrerer Dienstleister werden vergleichbar.
An die Nebenkostenabrechnung denken
Laufende Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenarbeiten sind als Betriebskosten auf die Mieter umlagefähig – Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungsaufgaben nicht (§ 1 Abs. 2 und § 2 Nr. 14 BetrKV). Zieht der Verwalter einfach pauschal einen Prozentsatz ab, muss er die Aufteilung auf Nachfrage nachvollziehbar belegen können.
Am einfachsten: Der Vertrag trennt von Anfang an zwischen Monatspauschale für umlagefähige Leistungen und Abrechnung nach Aufwand für Reparaturen. Mehr dazu im Ratgeber Hausmeisterkosten umlegen.
Angebot mit sauberem Leistungsverzeichnis: Wir besichtigen Ihr Objekt kostenlos und erstellen ein Angebot, das umlagefähige Leistungen und Reparaturen von Anfang an trennt.
Besonderheit WEG: Wer darf den Vertrag schließen?
Der Verwalter einer Eigentümergemeinschaft darf Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung ohne Beschluss nur treffen, wenn sie von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen – oder wenn sie zur Abwendung eines Nachteils nötig sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG).
Ein dauerhafter Hausmeistervertrag mit spürbaren Kosten wird deshalb in der Regel in der Eigentümerversammlung beschlossen. Praktisch: zwei oder drei vergleichbare Angebote zur Versammlung mitbringen.
Laufzeit und Kündigung
Ist im Vertrag nichts anderes vereinbart und die Vergütung nach Monaten bemessen, kann ein Dienstvertrag bis zum 15. eines Monats zum Monatsende gekündigt werden (§ 621 Nr. 3 BGB). In der Praxis werden oft längere Laufzeiten oder Kündigungsfristen vereinbart.
Beim Winterdienst lohnt eine feste Laufzeit über die ganze Saison von November bis März: Der Dienstleister muss Personal, Material und Touren planen, und der Eigentümer hat Sicherheit für den ganzen Winter.
Wechsel des Dienstleisters: rechtzeitig planen
- Kündigungsfrist des bisherigen Vertrags prüfen
- Winterdienst nicht im Winter wechseln – am besten zum Saisonende im Frühjahr oder vor dem 1. November
- Schlüssel und Unterlagen übergeben lassen, Übergabeprotokoll erstellen
- Mieter informieren, wer neuer Ansprechpartner ist
So arbeiten wir mit Hausverwaltungen und WEG
Für Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Vermieter in Twist, Nordhorn, Meppen, Lingen, Haren, Neuenhaus/Veldhausen und Umgebung:
- Kostenlose Besichtigung und Angebot mit Leistungsverzeichnis
- Monatspauschale für laufende Leistungen, Zusatzarbeiten nach Aufwand im 10-Minuten-Takt
- Rechnungen getrennt nach umlagefähigen Leistungen, Reparaturen und Lohnanteil
- Kundenportal: Einsatznachweise, Mängel mit Foto, Dokumente und Rechnungen an einem Ort – für Verwalter jederzeit abrufbar (Demo-Portal ansehen)
- Winterdienst mit Saisonpauschale in Twist, Veldhausen und Nordhorn
- Ein fester Ansprechpartner, direkt per Telefon und WhatsApp
Angebot für Ihr Objekt anfragen:
Passende Leistungen: Mängelbericht & Sichtprüfung
Passend dazu: Treppenhausreinigung · Mülltonnenservice und Müllplatz · Was kostet ein Hausmeisterservice?
Häufige Fragen
Was gehört in einen Hausmeistervertrag?
Objekt und Flächen, ein genaues Leistungsverzeichnis mit Intervallen, Regelungen zu Winterdienst, Dokumentation, Mängeln, Erreichbarkeit, Versicherung, Vergütung, Rechnungsstellung, Laufzeit und Kündigung.
Darf der WEG-Verwalter einen Hausmeister ohne Beschluss beauftragen?
Nur bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen oder zur Abwendung eines Nachteils. Ein dauerhafter Hausmeistervertrag wird in der Regel von der Eigentümerversammlung beschlossen.
Welche Kündigungsfrist gilt für einen Hausmeistervertrag?
Was im Vertrag vereinbart ist. Fehlt eine Regelung und wird monatlich bezahlt, kann bis zum 15. eines Monats zum Monatsende gekündigt werden.
Wie bekomme ich die Kosten in die Nebenkostenabrechnung?
Indem laufende Leistungen und Reparaturen von Anfang an getrennt vereinbart und abgerechnet werden. Nur die laufenden Leistungen sind umlagefähig.
Wann sollte man den Winterdienst-Anbieter wechseln?
Am besten vor dem 1. November oder zum Ende der Saison im Frühjahr – nicht mitten im Winter.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihre Verträge, die Gemeinschaftsordnung und die jeweils gültigen Gesetze.